Skjalastjórnun

frá Wikipedia, ókeypis alfræðiorðabókinni
Fara í siglingar Fara í leit

Hugtakið skjalastjórnun (einnig skjalastjórnunarkerfi ) lýsir gagnagrunninum sem styður rafræn skjöl . Á þýsku er einnig átt við stjórnun stafrænna, upphaflega pappírsbundinna skjala í rafrænum kerfum og er einnig notuð í víðari merkingu sem iðnaðarheiti.

Þegar stjórnað er pappírsskjölum er talað um skriflega efnisstjórnun . Hugtakið rafræn skjalastjórnun (EDM) er oft notað um betri aðgreiningu. Skjalastjórnunarkerfi (DMS) eru notuð sem hugbúnaður.

Í enskri notkun er „skjalastjórnun“ takmarkaðra hugtak fyrir stjórnun skráa með innritun / útritun, útgáfu og öðrum aðgerðum, svo sem B. er að finna í innihaldsstjórnunarkerfum . [1]

Skjalastjórnun í þrengri og víðari merkingu

Þar sem almenn skilning á hugtakinu skjal stjórnun, eins og upphaflega var ætlað í Ameríku, mismunandi mikið frá þýska skilgreiningu á hugtakinu, Ulrich Kampffmeyer í 1995 gerði greinarmun á skjalastjórnun í víðari skilningi sem nafn iðnaði og flokkun fyrir ýmis tækni skjal og skjalastjórnun í þrengri merkingu, klassísk skjalastjórnun í amerískum stíl, aðgreind. [1]

Skjalastjórnun í þrengri merkingu

Á skrá framreiðslumaður , the notandi geta aðeins framkvæma leit með eiginleika svo sem skrá nafn, skrá eftirnafn, stærð eða breytingar dagsetningu. Með gagnagrunnstuddri skjalastjórnun eru hins vegar allir reitir fyrir lýsigögn eða lykilorð tiltæk í gagnaskrá skjals, t.d. B. fyrir töluleg gildi eins og viðskiptavinur eða pöntunarnúmer. Skjöl merkt með þessum hætti er hægt að rannsaka með því að nota fleiri upplýsingasvæði en skráarþjónn veitir. Nauðsynlegir eiginleikar eru skipulögð skipulag, innritun / útritun, útgáfuútgáfa og gagnagrunnsstýrð lýsigagnastjórnun fyrir vísitölustudd skjöl.

Hið klassíska skjalastjórnunarkerfi í þrengri merkingu [2] á að skilja sem lausnir sem hafa sprottið af þörfinni á að útvega stjórnunaraðgerðir fyrir stórar skrár. Einn telur hér

  • Samsett skjalastjórnun,
  • Rafræn skráning og
  • öflugt skjalakerfi til að stjórna líftíma skjala fyrir rafræna geymslu . [3]

Umfang og virkni klassískra skjalastjórnunarkerfa eru gróflega skilgreind í ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval staðlinum, sem hefur hins vegar enga þýðingu. [4]

Ómissandi notkun skjalastjórnunar í þrengri merkingu er rafræna skráin , þar sem upplýsingum er safnað saman frá mismunandi aðilum. Ef þetta er gert á keyrslutíma og stjórnað af greiningu á eiginleikum skjala og skjalaflokka slíkum forréttindum eða stöðueinkennum er það kallað „sýndarskrá“ sem myndrænt útsýni (Engl. View) myndast.

Til að aðgreina sígildar skjalastjórnunarvörur frá vörum fyrir skjalmyndatöku, vinnsluflæðistjórnun og hópbúnað , talar maður einnig um samsettar skjalastjórnunarlausnir. Þú munt t.d. B. notað til stjórnunar vörugagna , stafrænnar eignastýringar og umsýslu skjala úr skrifstofuforritum . Sem innihaldsstjórnunarkerfi fyrirtækja er skjalastjórnun í þrengri merkingu hluti af yfirgripsstefnu innihaldsstjórnunar fyrirtækja (ECM). [5]

Skjalastjórnun í víðari merkingu

Skjalastjórnunarkerfi í víðari skilningi [6] er skilið að merkja ýmsa kerfisflokka og samspil þeirra, svo sem

Mismunandi skjalatækni er að miklu leyti háð hvort öðru; notkun eins íhlutar er almennt ekki gagnleg án aðgangs að öðrum íhlutum. Hvað allir vöruflokkar hafa sameiginlegt er að mismunandi tegundir af skjölum - skannaðar facsimiles , komandi símbréf , skrár frá umsókn skrifstofu, margmiðlun hluti osfrv - er stjórnað af gagnagrunnum og óháð hefðbundnum hierarchic skrá stjórnenda . Notkun gagnagrunna gerir kleift að meðhöndla mikið magn gagna og beinan aðgang að einstökum skjölum og skjalahópum. Í þessu samhengi, til dæmis, verður að íhuga svæði myndgreiningar (handtaka, birta og framleiða skönnuð skjöl) út frá því sjónarmiði að þetta er aðeins sérstök gerð skjala. Rafræn geymsla er falin skjalastjórnunarumhverfinu. Skjalastjórnun í víðari skilningi er oft lögð að jöfnu við Enterprise Content Management (ECM) í þýskumælandi löndum. [7]

Skjalastjórnunarkerfi eru notuð æ oftar sem upplýsingagrunnur fyrir skipulagsáætlanir. Það má líta á þetta sem afleiðingu af því að gera skjöl aðgengileg fyrir stóran hóp notenda - til dæmis heilt fyrirtæki. Frágangur viðskiptaferla er gerður mögulegur í beinum tengslum við samsvarandi skjöl. Aðgangur að þeim gögnum sem krafist er vegna þessa er tryggður öllum deildum sem falið er vinnsluna á sama tíma. Verkefni, skipunum osfrv. Er þannig stutt í rökréttri og tímaröð sem vinnuflæði . Setja verður upp heimildarkerfi sem hefur umsjón með aðgangi að einstökum skjölum og viðskiptaferlum til að koma í veg fyrir mögulega misnotkun.

Hvað er rafrænt skjal?

skjal

Rafrænum skjölum er stjórnað með skjalastjórnunarkerfum . [8] Hugtakið skjal er ennþá túlkað á mjög mismunandi hátt í dag. Á engilsaxnesku er það oft notað fyrir textaskrár. Þetta má til dæmis sjá skýrt í „.doc“ endinum sem notaður er fyrir skráarnöfn í textaskjölum . Því er gerður greinarmunur á „skjalamyndagerð“, stjórnun skannaðra skjala og „skjalastjórnun“, stjórnun texta sem þegar hafa verið myndaðir stafrænt.

Á þýsku hefur hugtakið „skjal“ sérstaka tilvísun í skjöl sem byggjast á pappír . Oft er átt við að skjal merki rit með hágæða efni og lagalegri þýðingu. Skjalið er fært nær þeim skipulagsskrá sem er lögfest. Þetta er sérstaklega augljóst í afleiddum hugtökum eins og „ skjalfesti “. Þegar kemur að skjalastjórnun þá hugsa þýskir notendur upphaflega um skönnuð skjöl og eru því aðeins að vinna á undirsvæði þessarar tækni. Á ensk-ameríska málsvæðinu samsvarar innihald / löglega skilgreint skjal hugtakinu „met“. „Skráastjórnun“ er því heldur ekki lögð að jöfnu við „skjalastjórnun“. [9]

Hugtakið „rafrænt skjal“ vísar í grundvallaratriðum til allra tegunda veikburða eða óuppbyggðra upplýsinga sem eru fáanlegar sem skrá sem lokuð eining í upplýsingakerfi . [10] Það getur verið skönnuð símbréf eða stafrænt sent fax , en einnig skrá úr ritvinnsluforriti , útdrætti úr gagnagrunni eða lista . Skjöl sem hafa verið stafrænt frá hliðstæðu sniði, svo sem pappír eða ræðu, og eru fáanleg sem gagnastraumur eða mynd sem ekki er hægt að meta beint, er vísað til sem ókóðaðra upplýsinga (NCI). Þegar um er að ræða skjöl sem eru kóðuð eftir stafasettum og hægt er að meta beint með forritum, talar maður um Coded Information (CI). Aðferðir eins og OCR eru notaðar til að umbreyta NCI skjölum í CI skjöl.

Önnur heimild fyrir hugtakið „skjal“ í tengslum við skjalastjórnunarkerfi er hugtakið „ skjöl “, sem vísar til samantektar skjala um tiltekið efni. Sum „klassísk“ skjalastjórnunarkerfi sækjast því einnig eftir því að setja saman sjálfstætt, uppfært skjal á skilgreindum tímapunkti úr ýmsum einstökum íhlutum sem geta verið fáanlegir í mismunandi útgáfum. [11]

Mismunandi uppruni hugtaksskjalsins gerir það einnig skiljanlegt hvernig misskilningur gæti komið upp hjá veitendum og notendum hvað varðar mismunandi merkingu. [9] Það er því mikilvægt að ákvarða hvaða skjöl á að flytja í skjalastjórnunarlausn og hvernig þau eru uppbyggð líkamlega, formlega og innihaldslega. Notkun og lagalegur karakter skjalanna er einnig afgerandi fyrir stjórnsýsluna: kraftmiklar textaskrár sem eru í vinnslu skulu aðgreindar frá óbreytanlegum og langtíma skjölum.

Skjal hefur því yfirleitt eftirfarandi eiginleika: [11]

  • eðlisfræðilegir eiginleikar ( pappír , skrá ),
  • formleg einkenni (uppbygging, hönnun),
  • Skipun (fagleg tengsl, röð, útgáfa, flokkun í skráaráætlun ),
  • Innihald ( efni tilvísun),
  • Eðli (hentugleiki til geymslu, varðveisluskylda , löglegt eðli, vinnslumöguleikar),
  • Tími (upphafsdagur, fyrningardagsetning, síðasta notkun),
  • Framleiðandi (sendandi, höfundur, höfundur),
  • Notandi (viðtakandi, viðurkenndur örgjörvi, lesandi, síðasti örgjörvi).

Að jafnaði stafar öll þessi einkenni af skjalinu sjálfu, þau eru notuð í upplýsingakerfum fyrir stjórnun, aðgang og veitingu. Verndar- og leitareiginleikar skjalastjórnunarkerfisins koma einnig af þeim. Eiginleikar eins og „röð“ eða „stafur“ sem eiga við um öll skjöl í flokki, t.d. B. retention tímabil , oft eyðileggingu, sameiginlegar leitarorðum , heimildir o.fl., geta erfst í gegnum skjal flokka.

Í eftirfarandi er hugtakið skjal notað um rafræn skjöl úr fjölmörgum heimildum sem eru til staðar í gagnavinnslukerfi sem skrá , hluti af skrá eða hlut.

Eyðublöð skjala

Skjöl geta komist inn í skjalastjórnunarkerfi frá ýmsum aðilum:

  • Hlutir búnir til af kerfum sjálfum, svo sem skrár (til dæmis prent- eða textaskrár) eða gagnaskrár (til dæmis töflur úr gagnagrunni ),
  • hliðstæðum hlutum breytt í stafrænt snið eins og fax ( skannaðar myndir ) eða myndbandsfilm með hljóði, tali osfrv., sem eru teknar upp með myndavél eða hljóðnema. [12]

Skjal getur einnig samanstendur af einum eða fleiri einstökum hlutum, svo sem:

  • Ritvinnsla , töflureikni eða grafísk skjöl,
  • Myndir, svo sem skönnuð pappírsskjöl og myndir ,
  • Eyðublöð, til dæmis Electronic Data Interchange ( EDI ),
  • KULD skjöl (tölvuútgangur á laserdisk),
  • ASCII eða XML textaskrár,
  • Myndskeið eða
  • Hljóð- og raddklippur, til dæmis skráð viðtal.

Hægt er að aðgreina grunnskjöl, samsett skjöl og gámaskjöl eftir margbreytileika þeirra. [13]

  • Grunnskjöl sem samanstanda af hlut innihalda aðeins gögn af einni gerð, þ.e. engar innfelldar grafíkmyndir, myndir eða símtöl til annarra hluta.
  • Skjöl sem eru samsett úr nokkrum hlutum eru einnig þekkt sem samsett skjöl. Samsett skjöl samanstanda af samsettum skrám sem geta innihaldið texta, sniðupplýsingar, myndir, töflur o.fl. auk tengla eða tilvísana í aðra íhluti.
  • Einnig er hægt að sameina einstaka hluti, flókna hluti, tilvísunarupplýsingar, tengla, lýsigögn og innri stjórnunargögn í gáma til betri meðhöndlunar.

Sjálfslýsandi rafræn skjöl

Að jafnaði er aðeins hægt að sundurliða gámaskjöl, túlka þau og birta með forritinu. Ef nota á skjal sem aðeins hefur verið geymt einu sinni í mismunandi samhengi eða að nálgast einstaka íhluta ílátsins með öðrum forritum en myndunarforritinu, verður ílátsskjalið að hafa alla nauðsynlega uppbyggingu, auðkenni og stjórnunarupplýsingar með það. Ef þessum skilyrðum er fullnægt er vísað til skjalanna sem „sjálfslýsingu“. [14]

Til viðbótar við innihald þess samanstendur sjálfslýsandi rafrænt skjal af eigindagögnum (lýsigögnum) sem leyfa aðgang að skjölum og skráningu þeirra. Í dag eru þetta aðallega kortlagt í XML á grundvelli DTD eða stef . Í enskri notkun eru slíkir hlutir nefndir „sjálfstætt skjalahlutir“. Á þýsku eru þeir einnig kallaðir „sjálfslýsandi upplýsingahlutir“. Þeir samanstanda af hvaða innihaldsefni sem er (einstakur hlutur, gámur, listi osfrv.) Og „haus“ sem er tengdur við efnisþáttinn. Hausinn sjálfur getur verið samsettur úr mismunandi hlutum. Það byrjar venjulega með hlutlausri lýsingu á eiginleikum og eiginleikum sem búast má við í hausnum.

Yfirskrift inniheldur yfirleitt eftirfarandi eiginleika sem tilheyra skjalinu sem lýsigögn [15] :

Kóðar fyrir sjálfskýringaraðgerðina
Þetta felur til dæmis í sér fjölda og röð eftirfarandi eiginleika, eigindanöfn, eigindasnið osfrv.
Skýr auðkenning á hlutnum
Þetta er venjulega meðhöndlað með „Unique Identifier“, einstökum lykli til að bera kennsl á hvern hlut. Bæði almenn staðlanir og iðnaðarsértækar forskriftir eru til fyrir einstakt auðkenni . Einstakt auðkenni er notað til að fá aðgang að hlutnum og auðkenna hann sem einstakt skjal. Að jafnaði eru staðsetning og upphafsdagur hlutarins kóðaður með tímanum í einstaka auðkenni.
Upplýsingar um gerð, fjölda og uppbyggingu einstakra hluta innihaldshlutans
Þetta er gert til að skilja sem uppbyggingu efni hluti , sem getur aðeins vera ein faxi , heldur einnig skipulögð IT lista , a multi-síðu skjal eða samsett ílát.
Snið upplýsingar
Þetta felur í sér lýsandi gögn um gerð efnisþáttarins. Sniðupplýsingar eru metnar til að endurskapa upplýsingarnar ( t.d. til birtingar, vinnslu og prentunar).
Upplýsingar um notkun
Dæmi um notkunarupplýsingar eru framleiðandi, ætlaður notendahópur, staða upplýsinganna eða tengill við leyfilega vinnslu.
Upplýsingar um vernd
Þetta felur í sér ávísunarsamninga , aðgangsverndareiginleika, hugsanlega rafræna undirskrift og aðra eiginleika.
Tilvísunarupplýsingar
Tilvísunarupplýsingar fela í sér tengingu við aðra hluti eins og eftirfarandi síður, fyrirfram skilgreinda skjalaflokka, skipti á öðrum skjölum með „rökréttri eyðingu“, minnispunkta, útgáfustjórnun, bakgrunnsfax osfrv.
Upplýsingar um efni
Þetta eru lýsandi eiginleikar og skipulagseiginleikar sem venjulega eru notaðir í stjórnunargagnagrunninum til að fá beinan aðgang. Þau eru notuð í hausnum til að athuga, endurheimta og birta aðgerðir.

Einnig er hægt að meta eiginleikana ef stjórnunargagnagrunnurinn er ekki aðgengilegur eða upplýsingahluturinn hefur verið sendur í umhverfi utan myndunarkerfisins.

Notkunarsvið

Skjalastjórnunarkerfi eru flókin kerfi sem samanstanda af gagnagrunnsþjónum með skjalagögnum, skráarþjónum sem skjöl eru geymd í vinnsluástandi (kallað „hvelfingar“ á ensku), skjalavörslukerfi á mörgum stigum þar sem skjöl eru geymd í lokastöðu, viðskiptamiðlarar sem framleiða þetta endanlega ástand á langtíma skráarsniði og samskiptaþjónar sem stjórna viðskiptunum í miðkerfið á netferli. [16]

Til að fá aðgang að miðlæga kerfinu eru til viðskiptavinaforrit sem byggjast á tækni viðskiptavinar-miðlara eða, nýlega, veftækni, sem keyra miðlæglega á netkerfi notenda, þau síðarnefndu í netvafranum sínum og fyrirspurnir notenda í gegnum netið áfram og taka á móti kerfisviðbrögðin í gegnum netið og birta þau fyrir notandanum.

Vegna þessarar flóknu tækni eru vélbúnaðarkaup, hugbúnaðarleyfi en umfram allt rekstur og viðhald slíkra kerfa afar dýr. Ekki ber að vanmeta mikla stjórnunarvinnu fyrir notendahlutverk, notendarréttindi, leitarorðabækur (flokkunarkerfi) og þess háttar.

Alhliða skjalastjórnun felur oft einnig í sér aðra þjónustu sem krefst starfsfólks, svo sem sniðmátastjórnunardeild, skannadeild, miðlæga prent- og prentdreifingarmiðstöð, formlega eftirlitsþjónustu, innflutning og útflutning skjala (rafrænt viðmót viðskiptavina), kerfisnet í allt að 3 stigum og þess háttar

Helstu kostur á auðveldari og meira langvarandi RETRIEVABILITY er ekki einungis tryggt með rafrænt kerfi, en með því að setja upp og viðhalda leitarorðum orðabækur (flokkunarkerfi, samheitaorðabók ), skjal flokka og samsvarandi Keywording þegar sóknar / vistun skjala.

Þetta og skjalagerð, sem er að minnsta kosti tvisvar sinnum hægari vegna kerfisflækjunnar í samanburði við skjöl á einföldum skráarþjónum í fyrirtækjanetinu, veldur meiri fyrirhöfn fyrir alla starfsmenn sem geyma skjöl sín með skjalastjórnunarkerfi. Þessi meiri viðleitni kemur inn með minni fyrirhöfn við leit, en það verður að taka tillit til þess að ekki þarf að nálgast hvert skjal sem hefur verið geymt í fyrirtæki aftur.

Raunverulegt virðisauki skjalastjórnunarkerfis kemur fyrst og fremst upp þegar leita þarf skjala eftir langan tíma vegna lagaskilyrða og forðast má fjárhagslegar refsiaðgerðir með því að sækja þau, sem geta verið mikilvæg fyrir fyrirtæki. Að finna gömul skjöl getur einnig forðast kostnaðarsama tvítekna þróun.

Þar sem flest fyrirtæki gera ekki almenn ákvæði um slíka langtímaáhættu er erfitt að ákvarða svokallaða arðsemi fjárfestingar fyrir notkun skjalastjórnunarkerfa í viðskiptalegum tilgangi.

Að auki eru einnig gæðakostir sem erfitt er að mæla út frá viðskiptalegum sjónarmiðum, sem koma sérstaklega fram í sambandi við viðskiptavini.

Frekari viðfangsefni viðskiptalífsins eru fastur kostnaður við hugbúnaðarleyfi, rekstur og stuðning annars vegar og umtalsverður kostnaður á hvern notanda fyrir vinnustað / sértækar stillingar, þjálfun og „innri markaðssetningu“ við innleiðingu skjalastjórnunarforritsins og uppgefinn vinnutími á hvern notanda.

Þó að kostnaðurinn geti aukist jafnt og þétt eftir því sem fjöldi notenda eykst, þá minnkar hættan á því að mikilvæg skjöl finnist ekki með aukinni kerfisnotkun í fyrirtækinu. Á hinn bóginn er kostnaður fyrir lægsta fjölda notenda tiltölulega lægstur við fyrstu sýn, en samt umtalsverður vegna mikils fösts kostnaðar, og þessi umtalsverði kostnaður er þá veginn á móti nánast engum ávinningi.

Oft ná miðlæg skjalastjórnunarkerfi enn takmörkum sínum, til dæmis með farsíma starfsmönnum með alþjóðlega viðskiptastarfsemi. Fyrir þetta, "að pakka ferðatöskunni þinni" og " samstillingu " virka með t.d. B. verkefnavitur afrit af skjölum á fartölvum þar sem krafist er skjalastjórnunaraðgerðar. Hins vegar verða slíkar hagnýtar útvíkkanir í nútíma kerfum æ algengari.

Þó að flest skjalastjórnunarkerfi bjóði upp á að búa til rafræn siglingatengsl milli skjala sem eru geymd í kerfinu, þá vantar stjórnunarvalkosti fyrir mát saman sett skjöl. B. skjal birtist sem hluti af öðru (sjá virkni tengla , OLE , innbyggðrar grafík osfrv.). Oft þegar skjöl eru opnuð úr skjalastjórnunarkerfi er ekki lengur hægt að leysa slík sambönd með samsvarandi forriti. Leiðbeiningarnar um vinnukennslu til starfsmanna til að hætta við slíkar gerðir hafa í för með sér nokkra ókosti sem notkun skjalastjórnunar ætti í raun að útrýma, nefnilega tvíverknað og tvíverknað sömu skjala (nmodule) og vandamál með tímanleika slíkra margra tilvika.

Viðhald og þjálfun efnisorða orðabóka (einnig kallað flokkunarkerfi eða samheitaorðabók ) valda vandamáli. Skipulagsheildin sem ber ábyrgð á viðhaldi orðasafnsins er oft óvart með merkingu efnisfyrirsagnanna og þar með að tryggja rétta flokkun og frelsi frá uppsögn . Það gefur því oft of létt eftir beiðnum um nýja umsóknarskilmála. Á hinn bóginn hafa umsækjendur frá viðskiptaferlunum oft ekki yfirsýn yfir núverandi uppbyggingu leitarorðauppbyggingarinnar. Niðurstaðan er Babýlonsk flækja leitarorðakerfa og uppsagna, sem hratt dregur í efa kostinn við auðvelda endurheimt skjala í skjalastjórnunarkerfi samkvæmt innihaldstengdum forsendum. Skjalatímar með erfðafræði geta hjálpað hér.

Sjálfsnámskerfi með líkingarvektum og / eða taugakerfi , en að minnsta kosti væri möguleiki á leit í fullum texta lausnin hér. Slík tækni er ekki enn í boði í öllum skjalastjórnunarkerfum í dag, eða ef fjöldi skjala er of mikill, þá er ekki lengur með sanngirni hægt að ætlast til þess að notandinn skerði árangur leitarfyrirspurna sinna og þess vegna eru slíkir valkostir oft gerðir óvirkir í uppsetningu skjalastjórnunarkerfisins, jafnvel þótt þau séu í grundvallaratriðum tiltæk.

Notkun verkflæðistjórnunarhluta verður að haldast í hendur við samsvarandi hefðbundna auðlindastjórnun. Hröð, rafræn áframsending vinnuþrepanna gagnast ekki ef flöskuhálsar vinnugetu í ferlinu stöðva ítrekað flæði vinnu. Þegar öllu er á botninn hvolft býður gagnsæi verkflæðaskrána upp á tækifæri til að finna slíka flöskuhálsa. Í Þýskalandi er tilkynningamat hins vegar bannað með viðeigandi reglugerðum um vernd starfsmanna.

Þegar um er að ræða hærri viðskiptaferli má aldrei forrita vinnuflæði of stíft, annars hefðbundin vinnsla, t.d. B. hefur skýrt forskot með skýringum með sameiginlegum fundum og skjalastjórnunarkerfið getur ekki stutt hana.

Það er oft erfitt að framfylgja notkun skjalastjórnunarkerfa fyrir alla notendur. Þetta á við um notkun rafrænna verkferla sem og flóknari skjalavörslu. Í mörgum fyrirtækjum er álag á hvern starfsmann nú svo þétt með hagræðingaraðgerðum að aukakostnaður vegna stjórnunarstarfsemi virðist starfsmönnum varla varanlegur.

Oft er talið að innleidd hugtökahugtök séu of opin. Þú getur aukið ávinninginn með hreinskilni, en einnig dregið úr því ef of mikil hreinskilni hvetur starfsmenn til að leggja fram skjöl sín við skjalastjórnunarkerfið.

Mikilvæg forsenda er því að stjórnendur fyrirtækisins, það er að segja stjórnendur á öllum stigum, styðji fullkomlega alhliða notkun skjalastjórnunarkerfis að minnsta kosti fyrir öll nauðsynleg skjöl. Stjórnendur verða að vera meðvitaðir um þau efnahagslegu áhrif sem lýst er hér að ofan og taka ábyrgð á þeim og vera stöðugt fulltrúar þeirra. Það er ekki nóg fyrir upplýsingatæknideildina að ýta áfram með notkun kerfisins.

Skjalastjórnun er mismunandi eftir gerð skjala og notkunarsvæðum, sem aftur geta skarast: [17]

Opinber skjöl

Auglýsingaskjöl

Flest skjöl í fyrirtækjum eru af viðskiptalegum toga. Fyrir viðskiptabréf , kvittanir , skattatengd gögn og aðrar samnings- og viðskiptaupplýsingar eru leiðbeiningar um geymslu (í Þýskalandi, t.d. skattkóða , GoBD og fleira). Viðskiptapóst getur eyðilagst eftir skönnun ef upplýsingarnar eru fullbúnar, verðtryggðar og óbreyttar og færðar í endurskoðunarvarið rafrænt skjalasafn . Skjöl sem upphaflega voru búin til rafrænt verða einnig að vera stjórnað á rafrænu formi með skjalastjórnunarkerfum. Skjalastjórnun viðskiptaskjala er oft tengd ERP kerfum þar sem viðskiptavinum og viðskiptagögnum um skjölin er stjórnað í þessum. Tölvupóstur getur einnig táknað viðskiptaskjöl og því skal stjórnað með rafrænum hætti í tengslum við lausnir skjalastjórnunar.

Tækniteikningar

Tækniteikningum er haldið á hönnunarskrifstofum, véltæknifyrirtækjum og svipuðum fyrirtækjum. Það geta verið tugir eða jafnvel hundruð þúsunda oft stórsniðinna teikninga sem venjulega eru geymdar flatar í stórum skúffum. Tilvísanirnar hér eru kallaðar teikningarnúmer en þurfa ekki endilega að vera tölur. Í þessu tilviki leyfir tæknilega skjalastjórn leit að gerð teikningar, sérstaklega viðskiptavinurinn, og gerir teikningarnúmerið aðgengilegt. Að auki eru gefnar frekari upplýsingar um framleiðslu, svo sem viðeigandi vélar. Teikningarnar eru venjulega vistaðar eftir sniði.

Bókasöfn

Bókasöfn bjóða upp á verslunarkerfi sem hægt er að leita í eignarhlutanum með. Hér er skjalastjórnun þó ekki með skjölin (fjölmiðla) sjálfa, heldur aðeins tilvísanir í innihald þeirra og staðsetningu; nú á dögum er OPAC oft notað í þessum tilgangi.

Valdaskrár

Mikill fjöldi skjala er hjá yfirvöldum. Þær eru kallaðar skrár þar . Skrár eru venjulega geymdar í skrásetningunni og óskað eftir afgreiðslumanni. Beiðnin er venjulega gerð með skráarnúmerinu og framleiðslunni er oft stjórnað í gegnum skráningarhugbúnað. Það eru ítarlegar reglur um gerð skráarnúmers, en þær eru mismunandi eftir yfirvöldum. Grunnurinn fyrir skránnúmerið er viðkomandi skráaráætlun stjórnsýslunnar, byggð á samræmdu skráaráætlunum viðkomandi landa. Án skráarnúmers er venjulega ekki lengur hægt að finna skrá. Hugmyndin DOMEA var þróuð fyrir stjórnun rafrænna skjala hjá yfirvöldum. Hins vegar hentar þetta síður til notkunar í smærri stjórnsýslum og stjórnsýslusamtökum á staðnum.

Einkaheimili

Fyrir einkaheimili er hægt að nota skjalastjórnunarkerfi sem rafræn geymsla fyrir persónuleg skjöl. Wird jeder Scan zusammen mit Metadaten versehen (etwa mit Einlesedatum und Schlagwörtern) und beispielsweise als schreibgeschützte PDF-Datei gespeichert, erübrigt sich teilweise die Ablage von Papierdokumenten. Manche Rechnungen werden ohnehin nur noch elektronisch empfangen, und einige Dokumente wie etwa Gebrauchsanleitungen sind im Internet verfügbar.

Eine regelmäßige Sicherungskopie ist auch für den Privathaushalt von entscheidender Bedeutung. Zudem müssen Angehörige wissen, wie sie im Notfall auf die Dokumente zugreifen können. Bestimmte Unterlagen werden weiterhin im Original benötigt, insbesondere Ausbildungs- und Berufsunterlagen (Ausbildungsurkunden, Abschlusszeugnisse, Dienstzeitbescheinigungen, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen), amtliche Urkunden (Geburtsurkunde, Stammbuch, Pass, Taufschein, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Familienangehörigen) sowie andere wichtige Dokumente (etwa ärztliche Gutachten, Versicherungsscheine) ebenso wie ggf. Testament, Vorsorgevollmacht, Betreuungs- und Patientenverfügung. In der Praxis nutzen allerdings nur wenige Privathaushalte elektronische Dokumentenmanagementsysteme für wichtige Unterlagen.

Sonstiges

Zahlreiche Organisationen, Unternehmen und Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser, Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige, Forschungsinstitutionen usw. Die grundlegenden Probleme des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob sie revisionssicher gespeichert werden sollen oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf sie zugegriffen werden soll oder wie groß generell die Datenmenge ist. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden.

Des Weiteren ist es möglich, mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen auch Bereiche wie Qualitätsmanagement , Leistungsmanagement und Ressourcenmanagement technisch zu unterstützen und damit effizienter zu machen.

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente: [18]

  • Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten ( Suchmaschine , Verschlagwortung , Vergabe eindeutiger Dokumente- Identifikatoren )
  • Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A )
  • Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
  • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
  • Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs- Workflow , Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
  • Gewährleistung eines Zugriffs berechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz )
  • Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
  • Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
  • Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
  • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements

Dokumentenmanagement als Bestandteil eines übergreifenden Enterprise Content Management. Quelle: AIIM / Project Consult 2003

Durch die Zusammenführung herkömmlicher Techniken des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechniken , Web-Content-Management und Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM ( Enterprise Content Management ). Dokumentenmanagement gilt heute oft nur noch als eine integrierte Komponente von übergreifenden Systemen mit Workflow , Collaboration , Records Management, elektronischer Archivierung , Inputmanagement und Outputmanagement . Übergreifend hat sich seit etwa dem Jahr 2000 der Begriff Dokumenten-Technologien oder (englisch) Document Related Technologies (DRT) eingebürgert. Information Lifecycle Management (ILM) überlappt sich zunehmend mit den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement. [19]

Dokumentenmanagementsysteme

Freie Software

Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software für DMS (unter lizenzgebührenfreien Open-Source - Lizenzen ). Freie DMS-Software kann von Unternehmen selbst installiert und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhäuser, die sich auf freie DMS-Programme spezialisiert haben und auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleistungen erbringen.

Die Vorteile eines freien Systems liegen einerseits in der Möglichkeit, das Programm selbst seinen Bedürfnissen anzupassen oder Fehler zu beheben, andererseits kann das Investitionsvolumen deutlich gesenkt werden. Die entstehenden Freiräume innerhalb des Budgets können intensiver für die meist erforderlichen Anpassungen genutzt werden. Zudem steht ein lizenzkostenfreies System der Länge des gewählten Einführungszeitplans neutral gegenüber, da im Zeitverlauf keine Kosten anfallen. Auch in der Folge der Investition ist die beliebige und prinzipiell kostenlose Skalierbarkeit des Systems von Vorteil (abgesehen von indirekten Kosten wie Bereitstellung der Infrastruktur, die aber bei allen derartigen Installationen zu berücksichtigen sind).

Freie DMS-Systeme sind technisch gesehen durchaus konkurrenzfähig, von Bedeutung bei der Auswahl sind jedoch Fragen der Haftung sowie die Themen Weiterentwicklung, Wartung und Service. Durch die allgemeine Verfügbarkeit des Quellcodes bieten freie DMS-Systeme ansonsten prinzipiell eine größtmögliche Unabhängigkeit vom Hersteller und damit eine zumindest theoretisch größere Zukunftssicherheit, die ausschließlich von den dauerhaften Nutzenvorstellungen der Anbieter und Anwender abhängig ist. Ein für die Zukunftssicherheit wichtiger Aspekt ist die Verfügbarkeit von Know-how bezüglich der Systeme. Eine große Community sorgt dabei für die gewünschte Unabhängigkeit und Verfügbarkeit des Wissens rund um das jeweilige DMS. Gerade auch in öffentlichen Verwaltungen ist solch eine Zukunftssicherheit besonders wichtig. Hier gilt es auch nach Jahrzehnten auf archivierte Dokumente zugreifen zu können. Dies wird durch die Verwendung von freier Software und offenen Dokumentenformaten begünstigt.

Zur freien Software gehören die Programme

Proprietäre Software

Zur proprietären Software gehören die Programme

Siehe auch

Themen

Organisationen

Zertifizierung

Literatur

  • Marcel Bisges: Urheberrechtliche Aspekte des elektronischen Dokumentenmanagements . Nomos, 2009, ISBN 978-3-8329-4627-2 .
  • Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke: Dokumenten-Management . Dpunkt Verlag, 2004, ISBN 3-89864-258-5 .
  • Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann: Dokumenten-Management . Springer, Berlin 2002, ISBN 3-540-43577-8 .
  • Knut Hinkelmann, Barbara Thönssen: Dokumenten-Management & Archivierung. Prozessunterstützung für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen. 1. Aufl. BPX Edition, März 2007, ISBN 978-3-905413-70-0 .
  • Martin Böhn, Maximilian Gantner, Michael Schiklnag: Enterprise Content Management.Systeme für Dokumentenmanagement und Archivierung im Vergleich. Oxygon Verlag, 2009, ISBN 978-3-937818-35-1 .
  • Renate Karl: Dokumentenmanagement und Archiv. dsk Studie ECM/BPM Edition. Teil 1, dsk Beratungs-GmbH, Pfaffenhofen 2006.
  • Wolfgang Limper: Dokumenten-Management. DTV-Beck, 2001, ISBN 3-423-50236-3 .
  • Bernhard Zöller et al.: Dokumenten-Management – vom Archiv zum Enterprise Content Management. Code of Practice. Schriftenreihe des VOI e. V., 1. Aufl., Juni 2005, ISBN 3-932898-11-7 .
  • EN 82045-1/2 Dokumentenmanagement; Teil 1 Prinzipien und Methoden, Teil 2 Metadaten und Informationsreferenzmodelle

Weblinks

Commons : Dokumentenmanagement – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien

Einzelnachweise

  1. ↑ a b Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements . Gabler, 1997, ISBN 3-409-87940-4 , S.   18 .
  2. ↑ Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements . Gabler, 1997, ISBN 3-409-87940-4 , S.   36 .
  3. ↑ Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   37 ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  4. ↑ Einschätzung nach Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   157 ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  5. ↑ Ulrich Kampffmeyer: Enterprise Content Management . Project Consult, 2006, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   13   ff . ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  6. ↑ Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   38 ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  7. ↑ Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien - Wohin geht die Reise . Project Consult, 2003, ISBN 978-3-9806756-4-2 , S.   88   f . ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  8. ↑ Der Abschnitt „Dokument“ wurde Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements . Gabler, 1997, ISBN 3-409-87940-4 . entlehnt
  9. ↑ a b Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   27 ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  10. ↑ Definition nach Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   27 ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  11. ↑ a b Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements . Gabler, 1997, ISBN 3-409-87940-4 .
  12. ↑ Folgender Abschnitt und Zusammenstellungen aus Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   29 ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  13. ↑ Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   30 ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  14. ↑ Die folgenden Angaben zu self-contained Objects siehe Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   30   f . ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche – siehe auch die hieraus abgeleitete Definition von AIP Archive Information Object der ISO 14721:2012 OAIS Open Archive Information System).
  15. ↑ Die folgenden Angaben zu self-contained Objects siehe Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , S.   30   f . ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
  16. ↑ Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanagement , PROJECT CONSULT 2005, qumram-demo.ch @1 @2 Vorlage:Toter Link/www.pc.qumram-demo.ch ( Seite nicht mehr abrufbar , Suche in Webarchiven ) (PDF) S. 10 ff.
  17. ↑ Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanagement , PROJECT CONSULT 2005, S. 8 ff.
  18. ↑ Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanagement , PROJECT CONSULT 2005, S. 10
  19. ↑ Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien - Wohin geht die Reise . Project Consult, 2003, ISBN 978-3-9806756-4-2 , S.   215   ff . ( eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).
Abgerufen von „ https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Dokumentenmanagement&oldid=214156801 “